Le remboursement de frais kilométriques consiste pour un travailleur, dirigeant ou employé, à obtenir la restitution des frais engendrés par ses déplacements professionnels au cours desquels il aura utilisé sa voiture, sa moto ou tout autre moyen de transport personnel.
Voici la démarche à suivre pour se faire rembourser de telles dépenses :
Les conditions de remboursement
Le remboursement des frais kilométriques peut aussi bien être demandé par un profil à la tête d’une société qu’un simple travailleur à partir du moment où il a engagé des frais dans le cadre de son déplacement.Il faut ensuite que le véhicule utilisé à cette occasion ne soit pas une voiture appartenant à la société ou immatriculée à son nom.
Le demandeur d’indemnités kilométriques devra aussi apporter la justification de ses dépenses en présentant un document retraçant :
- la date et le lieu de déplacement,
- les kilomètres parcourus,
- son identité et sa qualité en tant qu’employé ou dirigeant de l’entreprise.
Il va sans dire que le déplacement doit avoir été effectué dans le cadre exclusif de la profession et exclura tout déplacement à titre privé. Les déplacements entre le domicile et le lieu de travail sont en principe exclus des indemnités kilométriques.
Le mode de calcul des frais kilométriques
Le calcul des frais kilométriques se fait sur la base d’un barème établi chaque année au niveau de l’administration fiscale. Cette dernière vient ainsi en fixer les limites d’année en année en se basant :
- sur la puissance administrative
- et le type de véhicule utilisé ainsi que le kilométrage remboursé sur l’année.
Les barèmes ainsi disponibles concernent les voitures, les cyclomoteurs et les deux roues. L’utilisation du vélo dans le cadre des déplacements professionnels est quant elle régie par le décret 2016-144 en date du 11 février 2016.
Ce dernier prévoit le droit aux indemnités kilométriques vélo même pour les trajets entre le domicile et le travail en se basant sur un montant de 25 centimes d’euro par km avec la possibilité pour l’employeur de mettre en place des seuils minima et maxima de paiement.
En contrepartie de cette démarche d’indemnisation, l’entreprise bénéficie d’une exonération au titre d’une partie de ses charges sociales suivant un plafond de 200 euros par an. Les indemnités kilométriques vélo versées au salarié sont également exclues des impôts sur les revenus.
Dans tous les cas, il faut souligner que les frais kilométriques versés à titre d’utilisation du vélo dans le cadre des déplacement professionnels incluant les trajets entre le domicile et le lieu de travail se présentent pour l’instant comme un mécanisme non contraignant à l’égard de l’employeur.
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