Comment écrire une lettre de demande de remboursement ?

comment formuler une demande de remboursement

Savoir écrire une lettre de remboursement peut s’avérer très utile si vous avez effectué un achat en ligne et que vous souhaitez retourner le produit, quelle qu’en soit la raison, et vous le faire rembourser. Dans cet article, nous vous expliquons quels sont les différents éléments qui composent une lettre de demande de remboursement pour vous aider à bien la rédiger.

L’objet de la lettre de demande de remboursement

Première étape, et certainement la plus importante : votre lettre de demande de remboursement doit comporter un objet clair et précis. Il faut proscrire les objets du type : « Numéro de commande : … » et privilégier les objets qui indiquent clairement à la personne du service clients qui va la lire ce que vous souhaitez, comme « Réclamation » ou « Demande de dédommagement ».

La structure de la lettre de demande de remboursement

Votre lettre doit aller droit au but, dans le sens de votre objet qui est aussi votre objectif ! Il est donc important de bien la structurer. Dans un premier temps, vous devez exprimer la raison de votre demande de remboursement : insatisfaction, produit non conforme, produit usé, rétractation, etc. Dans un second temps, vous devez effectuer votre demande de dédommagement de manière claire, qu’il s’agisse d’un remboursement ou d’un échange.

Le plan de votre lettre de demande de remboursement doit ainsi être le suivant :

  1. Rappel de votre situation : en guise d’introduction, rappelez à votre interlocuteur tous les éléments qui vont faciliter (et accélérer !) le traitement de votre demande : numéro de commande, coordonnées, date de la commande, référence du produit, endroit où vous avez acheté le produit, etc. Plus vous fournissez d’élément au service clients, plus votre dossier sera complet dès le départ et moins vous aurez besoin de multiplier les allers-retours pour espérer vous faire rembourser !
  2. Explication de votre problème et de ses conséquences : dans un second temps, expliquez quel est le problème, qui fait que vous souhaitez vous faire rembourser le produit. Si vous faites usage de votre droit de rétractation comme prévu par le code de la consommation, alors vous n’aurez pas besoin de fournir d’explication : dans ce cas, dites simplement que vous souhaitez faire usage de votre droit de rétractation. Dans les autres situations, qu’il s’agisse d’un produit non conforme ou abimé, ou encore d’un produit qui n’a pas été livré, expliquez en détails votre situation et les conséquences que cela a occasionnées. Pensez, si besoin, à étayer de preuves : photos, reçus de commande, etc.
  3. Demande de dédommagement : Enfin, vient le moment de faire votre réclamation. Pour cela, écrivez clairement ce que vous demandez en dédommagement (échange ou remboursement), et n’hésitez pas à ajouter une phrase de mise en demeure pour accélérer le processus, comme par exemple « Si vous ne procédez pas au remboursement du produit dans les meilleurs délais, je n’hésiterai pas à faire appel à mon avocat ».

Conclure une lettre de demande de remboursement

Pour conclure, il est important de terminer par une formule de politesse. Pour une lettre de remboursement soutenue (par exemple à l’attention du directeur de l’entreprise), vous pouvez utiliser l’expression « Je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur/Monsieur le Directeur, l’expression de mes salutations distinguées. » Pour une lettre adressée au service clients de l’entreprise, un « Cordialement » suffira.

Vous savez maintenant comment écrire une lettre de remboursement en bonne et due forme. Une dernière astuce : pensez à la poster en recommandé avec accusé de réception si vous souhaitez être informé de quand votre interlocuteur recevra votre courrier de réclamation !

Sylvain Potrel
Sylvain Potrel
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Bonjour à toutes, Bonjour à tous ! Je suis Sylvain Potrel et je suis rédacteur en chef sur se-faire-rembourser.fr. J’anime une équipe de 3 personnes et j'aide nos lecteurs déterminés à trouver une solution ou au minimum des pistes pour régler, litiges commerciaux, annulation de commande, demande de retour et autres résiliation. Tout cela grâce à des méthodes qui marchent et sans fausses informations. Je test, j’écris, je dialogue avec les entreprises et je récupère vos impressions pour améliorer chaque jours notre site qui permettent à certain d’entre vous d’obtenir gain de cause. Bienvenue sur se-faire-rembourser.fr, Sylvain.

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